Vorgangsmanagement
Ticketsystem & Vorgangsmanagement — alle Anfragen an einem Ort
Egal ob per E-Mail, Web oder Schnittstelle: IDA bündelt jede Anfrage als nachvollziehbaren Vorgang — mit Zuständigkeit, Priorität und automatischer SLA-Frist.
Ohne Kreditkarte · Hosting in Deutschland
Funktionsumfang
Eingang per E-Mail, Web-Formular oder API — mit automatischer Kundenzuordnung über die E-Mail-Domain
Kategorien, Prioritäten und automatisch berechnete SLA-Fristen (Antwort- und Lösungszeit)
Konfigurierbare Status-Workflows mit Geschäftszeiten und Feiertagen
Antwortvorlagen für häufige Antworten
Wiederkehrende Vorgänge für regelmäßige Aufgaben
Kundenportal mit Magic-Link — Anfragen stellen und verfolgen ohne Passwort
Benachrichtigungen in Microsoft Teams (Adaptive Cards)
Ausgehende E-Mails im eigenen Branding — Logo, Farben und Signatur aus den Stammdaten, mit mehreren Signaturen pro Kunde
Vorgangsbezogene Zeiterfassung mit automatischer Zuordnung zum Wartungsvertrag
Kundenzufriedenheit je Vorgang: Bewertung per 🙂😐🙁-Link in jeder E-Mail und im Portal — ohne Login
Selbst-Eskalation durch den Kunden während der Bearbeitung, mit konfigurierbaren Empfängern
Automatische Vorschläge ähnlicher gelöster Fälle inklusive Lösungsauszug
Vorgänge zusammenführen und zurückstellen (Snooze) — bei Kundenantwort automatisch wieder aktiv
In der Praxis
In der Praxis
Ein Kunde meldet eine Störung per E-Mail. IDA legt automatisch einen Vorgang an, ordnet ihn dem richtigen Kunden zu, berechnet die SLA-Frist und benachrichtigt das Team in Microsoft Teams. Die aufgewendete Zeit wird direkt auf den Wartungsvertrag gebucht — die Auswertung am Monatsende entsteht von selbst.
In der Praxis
Ein Mieter meldet einen Defekt per E-Mail oder über das Portal. IDA legt automatisch einen Vorgang an, ordnet ihn der richtigen Liegenschaft zu und setzt eine Frist. Beauftragung des Handwerkers, Rückfragen und Erledigung hängen am selben Vorgang — nachvollziehbar von der Meldung bis zur Abnahme, auch bei Urlaubsvertretung.
Häufige Fragen
Können Vorgänge automatisch aus E-Mails entstehen?
Ja. Eingehende E-Mails werden zu Vorgängen. Der Absender wird automatisch dem passenden Kunden zugeordnet (über die E-Mail-Domain), Antworten auf bestehende Vorgänge werden korrekt zugeordnet statt neue Vorgänge zu erzeugen.
Wie funktionieren die SLA-Fristen?
SLAs definieren Antwort- und Lösungszeiten pro Priorität und berücksichtigen Geschäftszeiten und Feiertage. Die Zuordnung ist hierarchisch: ein kundenspezifischer SLA übersteuert den Kategorie-SLA, dieser den Standard-SLA.
Brauchen Kunden einen Account, um Anfragen zu stellen?
Nein. Über das Kundenportal mit Magic-Link stellen und verfolgen Kunden ihre Anfragen ohne Passwort-Verwaltung.
Heißt das bei IDA „Ticket" oder „Vorgang"?
Beides meint dasselbe. IDA spricht bewusst von „Vorgängen", weil die Plattform branchenübergreifend genutzt wird — von IT-Support bis zu internen Verwaltungsabläufen.
Werden E-Mails im eigenen Branding versendet?
Ja. Ausgehende E-Mails übernehmen Logo, Farben und Signatur aus Ihren Stammdaten — app-weit einheitlich, mit mehreren hinterlegbaren Signaturen pro Kunde.
Kann ich Daten aus einem bestehenden Helpdesk übernehmen?
Ja. IDA bringt einen Import für osTicket mit — inklusive Vorgängen, Nachrichten, Anhängen, Zeiterfassung, Kontakten und Organisationen. So übernehmen Sie den bisherigen Verlauf beim Umstieg.
Erhalte ich Rückmeldung zur Kundenzufriedenheit?
Ja. Kunden bewerten jeden Vorgang mit einem Klick (🙂😐🙁) direkt aus der E-Mail oder im Portal — ohne Login. Die Ergebnisse fließen in einen Zufriedenheits-Report mit Absprung auf die einzelnen Vorgänge.
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